Puh: 040-123 45 67
Metadata on tietoa tiedosta, eli lisätietoa dokumenttiin sisältyvästä informaatiosta. Valtaosassa yrityksiä dokumenttien nimi, sisältö ja sijainti ovat vahvasti tekijänsä valittavissa, joka tekee dokumenttien löytämisestä vaikeampaa. Yritysten dokumenttimäärien lisääntyessä tarve metadatalle ja ohjeistukselle sen luomisesta kasvaa. Jotkut organisaatiot ovat jo luoneet nimitys- ja sijaintikäytännöt ja tehneet ohjeistuksen metadatan luomisesta. Tässä blogissa käsittelen vain metadataa, enkä keksi pyörää uudelleen.
Metadata luodaan yleensä käyttötarkoitusta varten. Laadukas metatieto parantaa tiedon löydettävyyttä ja siirrettävyyttä. Metadata voi sisältää tietoa esimerkiksi tiedoston luomispäivämäärästä ja -paikasta, tiedoston luojasta tai vaikka kuvan ottajasta. Metadata on myös käyttötarkoituksesta riippuen hyvin erilaista. Helsingin kaupungista matkakohteena luotava metadata sisältäisi hyvin erilaista tietoa verrattuna esimerkiksi metadataan Helsingistä geologisena tutkimuskohteena.
Metatiedolla voidaan tehostaa yritysten sisällönhallintaa käyttämällä sitä hakukriteereinä. Metadataan voidaan tallentaa myös tiedoston perustietoja. Dublin Core -standardi määrittelee muun muassa seuraavat peruselementit metadatalle: otsikko, tekijä, aihe, kuvaus, päiväys, tyyppi ja kieli. Nämä elementit ovat usein hakukriteereinä tärkeitä, mutta peruselementtejä on myös muita. Hakukriteerit tulee valita oikein ja niiden tulee olla tehokkaita. Oikein valittu metadata hakukriteereinä palauttaa vain relevantit dokumentit.
Enterprise Content Management, eli ECM, tarkoittaa tiivistettynä koko organisaation kattavaa sisällönhallintaa. Se sisältää toimintaan liittyvän sisällön ja dokumenttien tallentamisen, hallinnan, säilyttämisen ja jakelun. Digiaikakaudella moni yritys käyttää tähän verkossa toimivia välineitä, kuten Google Drive, Workspace tai Documents. Lisäksi saatavilla on monenlaisia sähköisiä arkistoja, jotka sisältävät perinteisen kansiorakenteen lisäksi metatietoa ja tehokkaan hakutoiminnon.
Nykyaikaisissa ECM-järjestelmissä metadata tehdään dokumenttia luodessa. Dokumenteille muodostetaan metadatasta hajautusavain. Kun dokumenttia haetaan tietokannasta, käytetyistä hakukriteereistä muodostuu toinen hajautusavain. Hajautusavainten avulla voidaan hakea tehokkaasti hakukriteerit täyttäviä dokumentteja koko organisaatiosta.
Metadatan tekeminen ja sen käyttöönotto yrityksessä tehostaa usein organisaation toimintaa, jonka vuoksi suosittelen siihen investointia. Väläyksellä on tietoa, taitoa ja kokemusta ECM:stä ja metadatasta. Lähestymme ratkaisuja pragmaattisesti ja asiakaslähtöisesti. Kerron mielelläni lisää ajatuksiani toimivasta dokumenttien hallinnasta yrityksissä.